会話内容の正確な記録とサービス品質向上のための録音実施について

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、当法人では、お客様へのさらなるサービス品質向上と、より正確で迅速な情報連携を実現するため、AIレコーダー「Plaud note Pin」を導入し、お客様との面談や電話会議等の会話内容を録音させていただく運用を開始いたします。

お客様との大切な対話内容を正確に記録し、相互の信頼関係をより強固なものとすることを目的としております。何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。

導入の目的と効果

1. 記録の正確性の徹底と品質向上

お客様への税務・会計・経営に関するアドバイスは、お客様の事業に重大な影響を与えます。 AIレコーダーの活用により、ご提供した助言内容、お客様の意向、次のアクションなど、会話のあらゆる要素を詳細かつ正確に記録することを徹底いたします。これにより、情報の抜け漏れを防ぎ、均一で質の高いサービス提供を可能にします。

2. 円滑で迅速な情報共有と対応

録音データは速やかに文字起こし・要約され、部署内で共有されます。 担当者不在時や急を要する対応が必要な際にも、関係者全員が正確な情報を基に迅速かつ的確に対応できる体制を構築し、お客様をお待たせしないスムーズなサービス提供を実現します。

3. 認識の齟齬の解消と相互の信頼維持

会話内容を客観的な事実として記録することで、「言った」「言わない」といった認識の齟齬によるトラブルを未然に防ぎます。相互の誤解を解消し、お客様との強固な信頼関係を維持するための重要な取り組みと位置付けております。

運用にあたって

録音の実施について： お客様との面談や電話会議において、原則として会話内容を録音させていただきます。

お客様へのご説明： 録音を開始する際は、「正確な記録と情報共有のため、録音させていただきます」など、事前にその旨をお伝えし、ご理解をいただいた上で実施いたします。

情報セキュリティの確保： 録音データは機密性の高い情報として、当法人の定める厳格な情報セキュリティポリシーを遵守し、適切に管理・保護いたします。お客様の個人情報および機密情報の保護に万全を期しますのでご安心ください。

ご不明な点がございましたら、担当者までお気軽にお問い合わせください。

今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。